歓迎会・送別会の幹事さんのお仕事

歓迎会とは

職場などにおいて新たに入社する人または人事異動などで新たに着任される方を、歓んで迎え激励する会のことをさします。送別会とは、職場などにおいて退職する人または人事異動などで転出される方にこれまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出すお別れの会のことをさします。こうした歓送迎会は学校などで新入生を迎え入れたり、サークルや部活動、クラブなどで部員を受け入れる際や、卒業生を送りだす際にも行なわれます。

歓送会=栄転による職場の・地位(役職)の異動に伴う響宴をいいます。

送別会=職場や役職の異動(役職の地位に変更なし)に伴う響宴をいいます。

歓送迎会=栄転による職場・地位(役職)の異動に伴う転出該当者と栄転による職場・地位(役職)の異動に伴う転入者が一同に会する響宴をいいます。

幹事さんの役割とは

職場やゼミ、研究室などで、宴会、忘年会、新年会などの飲み会や、歓迎会、送別 会などの世話役をする人を「幹事」と言います。当日の司会者(進行役)をかねることもありますが、主に企画や準備、手配などの裏方を中心になって行うため、厳密にいうと司会者とは異なる役割になります。今回は、歓迎会、送別会、歓送迎会の幹事さんの役割についてまとめてみました。

概要としましては、・歓送迎会全体の企画をする。・必要なものを用意し、準備を整える。・企画を計画通りに進めて行く。・片付け後始末と、お礼、報告をする。という流れになります。

1.主役の確認
・当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)をチェックします。
・新入社員、中途入社する社員、転入してくる社員などの人数、氏名、性別 、部署または業務などを確認しておきます。
・退職する社員(定年退職、中途退職)の人数、氏名、性別 、これまで携わった業務または所属していた部署などを確認しておきます。
・異動により転出する社員の人数、氏名、性別、これまで所属していた部署および、転出先の事業所名(支店名など)、部署名を確認しておきます。

2.異動日、着任日、退職日の確認
・当日の主役(迎え入れる人、送り出す人)の異動日や着任日、入社日を確認しておきます。

3.日程の調整
日程を決めるにあっては、以下の項目を考えて日時を決定しましょう。
・歓迎会は、できれば入社日や着任日の当日に行うのが望ましいでしょう。
・主役の着任日、入社日、退職日、異動日
・業務に支障がない日
・主役の配属先、所属長が出席できる日
・なるべく多くの人が出席できる日
・発起人やその会の責任者が出席できる日
そして、必ず責任者と相談をして日程を決定しましょう。

4.予算の決定
予算を決める場合は個人負担(会費制)または会社負担かどうか、男性と女性の参加費を同額にするかなどを考えて、必ず責任者と相談して決定しましょう。

5.役割を決める
●準備企画としては誰に何を頼むかを決めます(すべて幹事が行うのか、どうするか)
準備段階の役割としては・会場選定、予約、会場との打ち合わせ・当日のプログラム企画と準備・主役、参加者への案内、参加人数の確認・会計の役割があります。

●当日の役割としては・司会進行係・撮影係・準備サポート・会計係などがあります。
※小規模な会であれば、幹事がすべての役割を兼務することもあります。

6.会場の確保、準備
会場を決めるには、1.予算に合うところ・2.集合しやすいところ・3.十分な広さが確保できるところ・4.会の目的や主旨に合うところ・5.メンバーの好み、出席者の年齢や性別に合うところ・6.割引券や優待券などがもしあれば、それを使うことができるところなど。確認事項としては和室(座敷)、立食、テーブル席のいずれか、会場貸し切りの有無、宴会場使用の延長料金なども確認します。

●帰宅時の交通手段の確保や会場を予約する際に、キャンセル料がいつから発生するのかを必ず確認しておきます。

会社によっては、会議室のテーブル・イスの配置を変えて、出前のオードブルやお寿司、おつまみなどで、ごく内輪の歓送迎会にする場合もあるので、会場の飾り付けが許されるかどうか、会場準備の時間やお手伝いの人手が確保できるかどうか、音響その他の機材の有無や確保の確認などもしておきましょう。

7.料理や飲み物の予約
お料理や飲み物のを予約する時には、予算に合うかどうか、飲酒量(飲み放題にするかどうか)、主役の好みやメンバーの好みがどうであるか確認をしましょう。

8.当日のプランをたてる
歓迎会、送別会の企画のメインとなります。・会当日、どなたにスピーチをして頂くか、依頼する方に確認、依頼。・余興を盛り込むかどうかなど、必要に応じて余興に使用する物を準備します。・景品や記念品を渡す場合の目録なども準備します。

9.会の告知と参加者の募集
・案内状や社内回覧、メールなどで告知をし、参加者を募ります。
・案内状やメールには、会場の名称、周りの目標物、地図、交通アクセス、電話番号、開催日時、時間などを明記しましょう。

10.参加者名、参加人数の確認

参加者の人数を把握し、会場に伝え、料理の数の調整などをします。前日までに人数を把握しておきましょう。

11.当日
当日は、まず参加人数の確認して、人数変更がある場合は料理の数量変更を手配ししょう。参加者から、参加費の徴収と会場(お店)や出前などの支払いや司会進行を行います。

当日の進行
1.開会宣言→2.挨拶またはひとこと→3.主役の紹介→4.歓迎会の場合は、新入社員、転入社員の一言(人数が多い場合は代表者のみにします)→5.乾杯→6.食事・歓談(余興やゲームをする場合も有りです)→7.送別会の場合ははなむけの言葉→8.送別会の場合は、退職者や、転出者の言葉→9.締めの一言、万歳三唱など→10.閉会宣言となります。支払いの時には領収書を必ず受け取りましょう。

12.会計報告
請求書、領収書と合わせて収支報告をします。参加者に返金したり、職場でのレクリエーション費としての繰り越しなどの処理をします。会社の行事の場合には、責任者に提出・報告をします。

送る方、迎える方の笑顔を想像して、みんなが楽しめる会を開催しましょう。

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